Gestionar equipos a distancia

Habiendo estado al mando de los equipos en la región de Asia-Pacífico durante los últimos ocho años, soy el primero en admitir que la gestión de personas a distancia es un trabajo duro. ¿Por qué? Porque los equipos remotos están aislados de la comunicación diaria que el resto de nosotros damos por sentado.

Mientras que todo el mundo puede tener claro un proyecto al principio de la semana, el viernes puede ser algo muy diferente. En el transcurso de la semana pasan muchas cosas: charlas y cambios aislados que pueden impactar al equipo que no tuvo acceso a estas conversaciones. Por eso, no es sorprendente que los miembros de tu equipo remoto puedan estar cinco pasos por detrás de todos los demás. Asumimos que están en la misma página, pero en realidad han sido dejados de lado y se les ha robado la oportunidad de añadir valor.

A lo largo de mi carrera, he descubierto que el secreto para gestionar eficazmente los equipos a distancia es simple: En caso de duda, ¡comunicate!

Aquí tenés seis ideas que he implementado para estar mejor conectado con mi equipo en el extranjero o en home office:

Crear un resumen diario

Al final de cada día, un miembro de mi equipo recopila puntos de discusión sobre proyectos clave. Si hablamos de procesos, asuntos, preocupaciones, o tomamos alguna decisión durante el día - se documenta, se archiva y se envía a los miembros del equipo remoto. De esa manera, nada se pierde en el camino.

He estado haciendo esto con mis equipos durante los últimos años y los resultados han sido muy positivos - quienes trabajan de manera remota se sienten más incluidos e informados, y puedo cerrar las puertas más rápido con menos errores.

Establecer objetivos, tareas y plazos claros

Todos sabemos que la ambigüedad de roles mata el compromiso. Lo último que quiero es que los miembros con teletrabajo de mi equipo se sientan aislados del resto del equipo y sobre todo que estén esperando sin hacer sus tareas. Por eso es crítico hacerles saber exactamente lo que quiero que logren en el próximo mes/trimestre, para que se sientan con empoderados, independientes y en control de su propio tiempo.

Durante las reuniones regulares acordamos verbalmente las tareas, los KPI, los objetivos a corto y largo plazo; los documentamos y luego nos referiremos a esto de manera contínua. Revisar esta información regularmente nos permite ver claramente cómo van, particularmente para aquellos que son tímidos o se sienten incómodos al sacar temas. De todas las estrategias de compromiso que he implementado, he encontrado que esta es la más efectiva hasta ahora.

Reconocer sus esfuerzos públicamente

Los equipos remotos a menudo no reciben el "¡Buen trabajo!" verbal que la gente necesita para sentirse motivada. Hago un esfuerzo para reconocer regularmente su contribución públicamente, como en una reunión de equipo o en el correo electrónico del equipo. Esto les ayuda a sentir que sus esfuerzos son reconocidos, valorados y refuerza su sentido de pertenencia en el equipo.

No siempre espero a que pase algo "grande" para reconocerlos. Puede ser tan simple como decirles que han escrito un buen correo electrónico o agradecerles por completar una tarea de forma proactiva.

Cuando uno de los miembros de mi equipo en Asia realizó una presentación en una conferencia telefónica, les envié un correo electrónico a todos diciéndole a esa persona que hizo un gran trabajo en la llamada citando un ejemplo específico: "Me gusta la forma en que manejaste la pregunta X en la llamada". Luego seguí con eso en nuestra siguiente reunión de equipo, dándole unos minutos en la llamada para hablar de su presentación y cómo se sintió.

Involucrarlos en la formación de equipos y en las celebraciones.

Celebrar juntos y crear recuerdos compartidos es una de las mejores formas que he encontrado para unir a mis equipos locales y remotos.

Por ejemplo, cuando mi equipo completó un gran proyecto global y me dieron presupuesto para llevarlos a almorzar a manera de celebración. En vez de salir a comer con mi equipo local, compramos un pastel en Sydney y organizamos una reunión de equipo por teleconferencia con el equipo en Singapur que partició del proyecto. Mientras estábamos en línea con ellos, recibieron una llamada en la puerta y fueron sorprendidos con un pastel propio (que yo había organizado a través del gerente de la oficina).

Todos disfrutamos de la celebración del pastel como equipo y es un recuerdo que el equipo de Singapur sigue contando hasta el día de hoy. Hacemos lo mismo para las fiestas - ya sea para intercambiar tarjetas de Navidad, chocolates para el día de San Valentín o cualquier otro evento. Por un pequeño costo, se pueden pernsar estrategias creativas para que la gente se sienta incluida.

Programar reuniones dentro de su zona horaria

Otra consideración sencilla: si está dirigiendo a personas fuera de tu país, organice las reuniones en un horario conveniente para todos. No comprometa a las personas a una reunión durante el almuerzo o antes/después del horario de trabajo, a menos que haya estallado una crisis importante.

Ralentizar las agendas de las reuniones

Las conversaciones telefónicas son difíciles. Para la gente del lado receptor es a menudo difícil escuchar o interactuar. Por eso durante una video conferencia o llamada, es crítico evitar apresurar la agenda. Los equipos remotos necesitan una oportunidad para intervenir. Evite las confusiones y haga que su equipo se sienta escuchado e incluido. Por ejemplo, puede hacer estar preguntas:

"¿Alguien el equipo A tiene alguna pregunta?"

"¿Alguien en el equipo B tiene alguna pregunta?"

"Equipo A - antes de pasar a otro tema, ¿alguien tiene algo más que añadir?"

Esto le da a mi equipo remoto una amplia oportunidad de repetir, aclarar o explicar las cosas. Las reuniones son grabadas y distribuidas, y luego son seguidas por una llamada telefónica personal para asegurar que todo fue entendido, y para darles la oportunidad de aclarar las cosas en privado.

Cuando se trata de dirigir a la gente a distancia, haga un esfuerzo de sobre comunicarse e incluir a todos como parte del equipo. Esto hace que todos ganemos.